ДУД

 Єдина державна система діловодства

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів України.

Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату: уніфікація і стандартизація документів; раціональна організація обігу документів і зберігання документів; економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством; автоматизація та механізація праці управлінців. У 1973 році, коли ЄДСД була створена, тільки починалось впровадження EOT, тому основні положення ЄДСД базувались в основному на механізації процесів складання і оформлення документів. Впровадження ЄДСД дозволило досягнути певної однорідності в організації діловодства в країні. В рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Основні положення ЄДСД і ГОСТи на УСОРД стали головними нормативно-методичними документами, на підставі яких організовувалось і удосконалювалось документаційне обслуговування в СРСР в 70-80 pp. XX ст. Впровадження ЄДСД в апаратах міністерств і відомств не тільки дозволило привести документаційне обслуговування у відносну однорідність в галузі, але й створило передумови для переходу до активного впровадження АСУ.

Впровадження EOT в управлінні, в свою чергу, вимагає переробки основних положень ЄДСД з урахуванням змін технологій складання і опрацювання документів.

Основні положення ЄДСД визначають правила документування організаційно-розпорядчих документів (ОРД) та роботи з ними. На решта документації (планову, статистичну, бухгалтерську, кадрову) основні положення ЄДСД поширено щодо загальних принципів роботи з документами і підготовки їх для передавання в архів. ЄДСД охоплює:

• єдині правила складання та оформлення документів;

• раціональні принципи документообігу;

• єдині правила створення реєстраційно-довідкового апарату;

• правила створення номенклатур і принципи формування справ;

• правила підготовки справ до зберігання і використання;

• рекомендації для підвищення ефективності праці вділоводстві;

• впровадження механізації та автоматизації в діловодстві.

Деякі положення ЄДСД мають обов'язковий характер, інші - рекомендаційний. Обов'язкові до виконання всі положення, які встановлено державними стандартами України, законодавчими актами, рішеннями керівних органів. Впроваджуючи ЄДСД, необхідно враховувати можливості і потреби певного управлінського апарату, передовий досвід організації діловодства.

Класифікація управлінських документів

Класифікація документів - процес упорядкування або розподілу документів по класах з метою відображення відносин між ними і складання класифікаційної схеми.

Класифікація (лат. Classik - розряд, група) документів - це система їх супідрядності, використовувана як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті.